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| 睢縣辦公文秘培訓，Excel數據清單是什么 |
睢縣辦公文秘培訓，Excel數據清單是什么
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[作者：admin] [日期：13-01-07] [熱度：]
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| 隨著(zhù)Excel提供的新改善的數據清單功能。你會(huì )發(fā)現Excel的表和數據管理能力正是自己需要的。本章的內容可以幫助我們更有效地管理數據。
一個(gè)數據庫（也被稱(chēng)為一個(gè)表），是以具有相同結構方式存儲的數據集合。例如電話(huà)簿、公司的客戶(hù)名錄、庫存帳等等。利用數據庫技術(shù)我們可以方便地管理這些數據，例如對數據庫排序和查找那些滿(mǎn)足指定條件的數據等等。
在Excel 2000中，數據庫是作為一個(gè)數據清單來(lái)看待。我們可以理解數據清單就是數據庫。在一個(gè)數據庫中，信息按記錄存儲。每個(gè)記錄中包含信息內容的各項，稱(chēng)為字段。例如，公司的客戶(hù)名錄中，每一條客戶(hù)信息就是一個(gè)記錄，它由字段組成。所有記錄的同一字段存放相似的信息（例如，公司名稱(chēng)、街道地址、電話(huà)號碼等）。Microsoft Excel 2000提供了一整套功能強大的命令集，使得管理數據清單（數據庫）變得非常容易。我們可以完成下列工作：
排序——在數據清單中，針對某些列的數據，我們可以用數據菜單中的排序命令來(lái)重新組織行的順序。可以選擇數據和選擇排序次序，或建立和使用一個(gè)自定義排序次序。
篩選——可以利用“數據”菜單中的“篩選”命令來(lái)對清單中的指定數據進(jìn)行查找和其它工作。一個(gè)經(jīng)篩選的清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其它行。
數據記錄單——一個(gè)數據記錄單提供了一個(gè)簡(jiǎn)單的方法，讓我們從清單或數據庫中查看、更改、增加和刪除記錄，或用你指定的條件來(lái)查找特定的記錄。
自動(dòng)分類(lèi)匯總——利用“數據”菜單的“分類(lèi)匯總”命令，在清單中插入分類(lèi)匯總行，匯總你所選的任意數據。當你插入了分類(lèi)匯總后，Microsoft Excel自動(dòng)為你在清單底部插入一個(gè)“總計”行。
Microsoft Excel 提供有一系列功能，可以很容易地在數據清單中處理和分析數據。在運用這些功能時(shí)，請根據下述準則在數據清單中輸入數據。
數據清單的大小和位置
避免在一個(gè)工作表上建立多個(gè)數據清單，因為數據清單的某些處理功能（如篩選等），一次只能在同一工作表的一個(gè)數據清單中使用。
在工作表的數據清單與其它數據間至少留出一個(gè)空白列和一個(gè)空白行。在執行排序、篩選或插入自動(dòng)匯總等操作時(shí)，這將有利于 Microsoft Excel 檢測和選定數據清單。
避免在數據清單中放置空白行和列，這將有利于 Microsoft Excel 檢測和選定數據清單。
避免將關(guān)鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在篩選數據清單時(shí)可能會(huì )被隱藏。
列標志
在數據清單的第一行里創(chuàng )建列標志。Microsoft Excel 使用這些標志創(chuàng )建報告，并查找和組織數據。
列標志使用的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫(xiě)樣式，應當與數據清單中其它數據的格式相區別。
如果要將標志和其它數據分開(kāi)，應使用單元格邊框（而不是空格或短劃線(xiàn)），在標志行下插入一行直線(xiàn)。
行和列內容
在設計數據清單時(shí)，應使同一列中的各行有近似的數據項。
在單元格的開(kāi)始處不要插入多余的空格，因為多余的空格影響排序和查找。
不要使用空白行將列標志和第一行數據分開(kāi)。 |
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